La falta de un sistema de fichaje adecuado puede costarle caro a la empresa

Son muchas las empresas cuyo sistema de fichaje es inconveniente y dificulta los procesos de recursos humanos.

El Grupo SPEC aconseja estas 3 acciones para hacer del fichaje un acto lo más sencillo posible.

Al igual que en muchos otros sectores, la tecnología también está revolucionando el fichaje en las empresas, especialmente desde 2019, año en que se estableció la obligatoriedad de fichar al entrar y salir del trabajo. Una de las tecnologías que más está dando que hablar cuando se trata de fichar, pese a sus posibles incompatibilidades con el Reglamento Europeo de Protección de Datos, es la tecnología biométrica, que no para de crecer: se calcula que de cara al 2027 alcance los 55.420M$.

El hecho de que a día de hoy sistemas de fichaje como el biométrico no cumplan con la normativa, desenmascara un problema que ya viene de hace tiempo: según un estudio elaborado por el Instituto de Investigación de Capgemini, el 38% de los directivos consideraba que la principal dificultad para adaptarse al RGPD fue la complejidad de acomodar los sistemas de fichaje a la normativa. Para dar solución a estas dificultades, compañías como el Grupo SPEC han diseñado sistemas de marcaje que permiten a los empleados fichar sin necesidad de que sus datos biométricos vayan a parar a manos de terceros. Este tipo de sistemas pueden suponer a las empresas un gran alivio, ya que pueden garantizar un sistema de fichaje que cumpla la normativa y ahorrarse así posibles demandas.

Sin embargo, poseer un sistema de fichaje inadecuado no siempre tiene que ver con un incumplimiento de la normativa. Según Marcelo Dos Reis, Director General del Grupo SPEC, empresa líder en el desarrollo de soluciones de gestión horaria y accesos, "en muchas ocasiones la forma en la que los trabajadores fichan puede ser incompatible con el tipo  y tamaño de la compañía, su forma de operar o con la propia comodidad de los trabajadores". Por esta razón, y con tal de facilitar el funcionamiento del departamento de recursos humanos y de la empresa en general, el Grupo SPEC aconseja 3 acciones para que las empresas puedan hacer del fichaje una acción sencilla:

●     Digitalizar los procesos de recursos humanos: son muchas las compañías que siguen haciendo un recopilatorio de los datos de entrada y salida de forma manual o bien con Excel. Según Marcelo Dos Reis, del Grupo SPEC, "esto puede hacer el fichaje y la recogida de datos en un proceso dificultoso, lento, poco fiable y con poca capacidad de adaptarse a realidades tan frecuentes a día de hoy como el teletrabajo, por ejemplo".

●     Informarse sobre los distintos sistemas de fichaje existentes: Otro de los consejos es hacer un trabajo de documentación previa que permita a la empresa conocer bien los tipos de fichaje existentes para poder escoger el más adecuado a sus necesidades. Marcelo Dos Reis, destaca que, además del control de presencia  con reconocimiento biométrico, cabe sumar otros como, por ejemplo,  tarjetas, portal en web y app.

●     Asegurarse de que las herramientas de fichaje cumplen con una usabilidad: Una vez escogido el sistema de fichaje, es clave que se tengan en cuenta ciertos aspectos como que esta herramienta sea fácil de usar, que permita solicitar permisos para ir al médico, o bien que sea fácil de conectar y adaptar a los dispositivos de los trabajadores.